im Betrieb stellen wir gerade auf einen elektronischen Rechnungsempfang um und dementsprechend suche ich einen Lösungsvorschlag für folgendes Problem:

Die Rechnungsprüfung wird demnach weitestgehend automatisch durchgeführt, wobei Rechnung, Bestellung und Wareneingang auf übereinstimmung geprüft werden.

Ich suche einen Lösungsvorschlag für den Fall, dass die empfangenen Rechnungen nun zeitlich "zu schnell" im Bezug zum Wareneingang eintreffen und die Finanzbuchhaltung im unklaren bleibt ob die die Rechnung zu früh bzw. die Ware zu spät eintrifft.

Gibt es ein bewährtes Verfahrensmodell, dass man in diesem Fall einsetzen kann?

Vielen Dank im voraus!

bei WE-bezogener Rechnungsprüfung bleiben die INVOIC-IDocs ja mit Fehlermeldung "Lieferschein/WE nicht gefunden" oder so ähnlich hängen, wenn der WE noch nicht erfolgt ist. Bei meinem letzten Kundenprojekt haben sich die Rechnungsprüfer in der MIR6 eine entsprechende Variante angelegt, mit der sie fehlerhafte EDI-Rechnungen im Überblick sortiert nach Belegdatum sehen. Der Job zum "neu versuchen" läuft jeden Abend. Wenn dann die die Rechnungen ungewöhnlich lange (in Relation zum Belegdatum der Rechnung) im Status fehlerhaft verbleiben, erfolgt ein Prüfauftrag an die Logistik, wo der WE bleibt.

Ist aber zugegebenermaßen ein eher manueller Prozess, der zum einen davon ausgeht, das RE vor WE eher die Ausnahme darstellt und zum anderen Kenntnis um den "üblichen" Zeitversatz zwischen WE und RE voraussetzt.

der Ansatz hilft mir schonmal weiter.

Gibt es sonst noch weitere Möglichkeiten um die Zahlung einer Rechnung zu veranlassen, ohne den Wareneingang erhalten zu haben (log. Rechnungsprüfung)?

Ist eventuel möglich eine Rechnung erst nach Warenerhalt zu generieren ?

Für jeden Ansatz bin ich sehr dankbar.

RE vor WE - das steuere ich in der Bestellung (Reiter Rechnung in in der Position, Kennzeichen WE-bez. RP, Vorschlag dazu aus den Einkaufsdaten des Kreditorenstamms)

Zu Rechnung vor Ware fallen mir die Begriffe ein:

Anzahlung, Teilzahlung, Rechnungsplan, Vorkasse

Faktisch steuere ich das immer in der Bestellung.

Anmerkung:

- Will ich als Firma im Regelfall die WE-Buchung vor der RE-Buchung erzwingen ==> WE-bez. RE-Prüf.

- Kommt RE vor WE in dem Szenario, dann die eingegangene Rechnung vorefassen (das geht auch bei einer automatischen Rechnungserfassung meine ich, habe wir aber nicht im Einsatz) und dann Klärung anstoßen, ob die Bestellung geändert werden muss oder der WE vergessen

- Interssanter wird das bei Investitionen mit Teilzahlungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen (--> Rechnungsplan in der Bestellung)

Fakt für mich: Ohne dass die Buchhaltung mit dem "niederen Volk" redet, wird man nicht alle Prozesse leben können.

Servus

danke für deinen Beitrag.

Rechnungsplan und Vorerfassung der Rechnungen scheinen für mich ein guter Ansatz, den ich durchaus im Meeting ansprechen werde.

Schau Dir dazu auch mal das Thema "Vorabzahlung" an. Hier kannst Du eine Rechnung vorerfassen und daraus eine Vorabzahlung an den Kreditor veranlassen. Beim finalen Buchen der Rechnung nach WE wird die Vorabzahlung automatisch verrechnet.

Viel Erfolg!