Hallo zusammen!
Aktuell stehen wir vor der Anforderung, unsere regelmäßig anfallenden Kosten zu Service- und Wartungsverträgen systemisch abbilden zu wollen.
Hier zwei Szenarien:
1. Wir schließen einen Vertrag für eine Lizenzgebühr mit unserem Dienstleister für eine Software ab. Wir erhalten dazu für einen Zeitraum X, einen festen Betrag in festen Intervallen in Rechnung gestellt. Zeitpunkt und Höhe der Rechnung sind bekannt.
2. Wir schließen einen Vertrag mit unserem Energieversorger ab. Wir erhalten dazu für einen Zeitraum X, in festen Intervallen Kosten in Rechnung gestellt. Diese Kosten können Abhängig von unseren Verbräuchen variabel sein. Damit ist nur der Zeitpunkt der Rechnung bekannt und nicht die Höhe.
Aktuell werden diese wiederkehrenden Zahlungen nicht in unserem ERP System (SAP S/4HANA) erfasst und betrachtet. Zudem gibt es hierzu keine Bestellungen im System. Ebenfalls gibt es zu den Elementen die in einen Service/Wartung fallen keine angelegten Equipments oder Technologie in SAP, da es sich hierbei um unterschiedliche Kategorien handelt.
Unser Ziel ist es, diese wiederkehrenden, planbaren Kosten systemisch abzubilden. Allerdings wollen wir dazu keine Bestellungen an unseren Lieferanten oder Dienstleister senden. Falls hierzu das Erfassen einer Bestellung erforderlich ist, sollte diese nur für die interne Verwendung sein.
Wir sind auf der Suche nach einem Best-Practise zum Umgang mit einer solchen Anforderungen und haben das Gefühl, hier noch nicht die richtigen Informationen gefunden zu haben.
Was muss hierbei beachtet werden und wer kann hier Tipps geben?
Oder ist dieser Anwendungsfall eventuell nicht geeignet für die Abbildung in SAP?
Vielen Dank vorab und viele Grüße!
Daniel
