Hallo an alle !

Hat von euch wer erfahrung mit der archivierung von Belegen. Wir stehen vor dem Problem, dass die "Flut" von unterschriebenen Bestellanforderungen immer mehr wird und wir sie nicht mehr in Ordner packen können. Daher wolle wir die Bestellanforderung nachdem sie ausgedruck wurde mit einem Scanner archivieren und an die Bestellanforderung im SAP R/3 hängen. Ist das möglich bzw. hat jemand Erfahrung damit.
Wäre toll von euch zu hören

Danke
Tom

Hallo Tom!

Wenn ich deine Frage richtig verstehe, druckt ihr alle Banfen zur Unterschift (=Freigabe?) aus?
Warum nutzt ihr die SAP-Freigabe nicht?
Vorteile: schlankerer Prozess, kein Papier mehr, Banf bis zu Freigabe gesperrt (d.h. Einkauf kann nicht versehentlich bestellen), etc.
Hat bei uns zwar am Anfang auch erst Geschrei und Widerstand gegeben, aber jetzt geben auch die "hohen Herren" (incl. Vorstand!!) selber frei!!
Bei der von dir angedachten Lösung wird doch das Problem nur verlagert: Berge von Papier werden zu MB.
Ich hoffe das hilft dir weiter.

Gruß Schnak

Hast recht ! War auch angedacht und genau wie du sagst, das problem mit den "hohen Herren" ! ABer noch ein Problem gibt es: zu den BANF werden noch andere Beleg durch das unternehmen gereicht ! und es ist LEIDER der wunsch da weiterhin die BANFEN auszudrucken.

Habe ich mir gedacht  ;D
War bei uns auch so. Haben damals sogar einen eigenen Report gebastelt, damit zu jeder Position die Texte, Kontierungsdaten, etc. mit angedruckt werden.

Aber nun zu deiner Frage: grundsätzlich können Dokumente eingescannt und mit SAP-Objekten verheiratet werden. Wir nutzen dieses für eingehende Lieferanten-Rechnungen. Ist aber recht aufwendig.
Wir nutzen ein externes optisches Archiv hierfür (kann dann aber gut für Archivierung genutzt werden).
Habe aber selber keine Erfahrungen damit. Schaue doch mal ob du etwas unter den Stichworten DOKUMENTENVERWALTUNG oder BUISINESS DOCUMENTS oder zur Transaktion OAWD findest.
Ich hoffe das hilft ein wenig weiter.
Gruß Schnak

Danke für deine Hilfe ! Werde nun prüfen was für uns am besten ist !
Auch ich finde ein Beleglose Unterschriften-Abwicklung besser.

Hallo,

zum Scannen und Archivieren gibt es mit IXOS eine Schnittstelle zu einem Serverdienst.

Allerdings haben wir die gleichen Erfahrungen gemacht wie wohl alle auch. Es gibt (bald gab) interne Q-Meldungen, die von Anfang an als 6fache Kopie existieren. Mittlerweile bin ich dabei, diesen Wust an Papier in einen papierlosen Workflow umzubauen.

Nach einigem Hinschauen, stellen wir fest, die SAP bietet schon von Haus aus vielfältige Möglichkeiten dies zu realisieren.

Ich würde an deiner Stelle versuchen, das möglichst papierlos durchzuboxen, am Ende sind die Leute dankbar.

Thyr

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