Hallo!
Aufgrund eines stark ansteigenden Aufkommens von Projektgeschäften in unserem Haus, werden die Anforderungen an unsere Abteilung FINANCE immer komplexer. Hierzu zählt neben der Finanzdisposition vor allem die Sicherung von Währungsrisiken. Um hier wieder ein bisschen Ordnung und Transparenz in die Finanzprozesse hineinzubekommen, möchten wir möglichst mit vorhandenen Bordmitteln zwei wie folgt definierte Projekte auf den Weg bringen. Vorweg möchte ich aber noch mitteilen, dass ich in diesem Forum keine Instantlösung als Antwort erwarte. Nur, wir befinden uns momentan mitten im Brainstorming und von daher wäre ich über Tipps und Vorschläge gerade zu diesem Zeitpunkt äußerst dankbar.
Für ein paar nett gemeinte Antworten bereits vielen Dank vorab.
Gruss
Maik
Projekte FINANCE
1) Rahmenbedingungen:
- ca. 5.000 Aufträge p. a. davon ca. 70 mit Projektstatus (Definition siehe unten)
- komplettes operatives Controlling wird über eine Branchensoftware abgedeckt
- Fakturierung erfolgt über die operativen Mitarbeiter (Händler und Projektmitarbeiter) mittels der zuvor genannten Branchensoftware
- Kontokorrentstammdaten und Stammdaten der G+V-Konten sind zwischen Vorsystem und R3 identisch
- An der Schnittstelle zum R3 werden folgende Felder im XML-Format übergeben:
- Belegnummer
- Belegdatum
- Buchungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungsbedingungen
- „Bereits-bezahlt-Kennzeichen“
- Niederlassungsnummer
- Geschäftsbereich
- Währung
- Erfassername
- Sicherungskennzeichen Währungen (j/n)
- Zuordnung
- Kontotyp
- Soll/Haben
- Betrag
- Buchungstext
- Kostenstelle
- Profit-Center
- Steuerkennzeichen
Mögliche, aber noch nicht gefüllte Felder:
- Auftragsnummer (max. 12 Zeichen) (die Auftragsnummer aus dem Vorsystem wurde bislang nicht übergeben)
- LZB-Kennzeichen
- Reverse-DocRef
- Sofern weitere Daten aus Controllinggründen erforderlich sind, erfolgt eine Auswertung über Chrystal-Reports auf der Datenbank des Vorsystems.
- Projekte mit einem Finanzierungsvolumen > 200.000 gehen durch ein Anmelde und Genehmigungsverfahren. Für das genehmigte Projekt wird eine individuelle Projektnummer vergeben. Die Finanzierungsverwaltung der Projekte erfolgt derzeitig auf Excel-Ebene.
- Die Projektkalkulation erfolgt seitens des Projektleiters mittels Excel. Die Gesamtkalkulation des Projektes wird im Vorsystem nicht erfasst, somit lassen sich auch keine Daten aus dem Vorsystem ins R3 übertragen. Eine Projektkalkulation ist im Vorsystem in der aktiven Projektphase aufgrund einer sehr hohen Veränderungsdynamik nicht gewollt. Hier erscheint den Beteiligten ihr lieb gewonnenes Excel als nicht so statisch.
- Es handelt sich zu einem großen Teil um Export- und Importgeschäfte. Deshalb sind die Geschäfte sehr EUR/USD –lastig. Das Währungspaar EUR/USD wird LONG und SHORT p. a. mit jeweils ca. 70.000.000 USD gehandelt.
- Einzelpositionen > 50.000 USD durchlaufen ein Anmelde- und Sicherungsprozess. Für jede Sicherung gibt es eine Ticketnummer, die mittels einer speziellen Brokersoftware verwaltet wird. Erst nach Sicherung kann der operative Mitarbeiter dann zum gesicherten Kurs seine Rechnungen erfassen.
- Im R3 wird ausschließlich mit den Modulen FI und CO gearbeitet. Releasestand 4.6c (Update auf 4.7 wird demnächst vollzogen!)
I. Projektfinanzierung (1)
Unsere Hausdefinition für Projekte:
1. Finanzierungsvolumen > TEUR 200
2. Laufzeit des Jobs >= 2 Monate
3. Bestehend aus mehr als 4 Einzelpositionen
Was passiert als nächstes?
Füllung des Feldes Auftragsnummer in der SAP-Schnittstelle (setzt sich zusammen aus der vorhandenen 9-stelligen Auftragsnummer des Vorsystems und der 3stelligen Projektnummer).
Erwartungen?
- Manuelle Eingabe von Planwerten im R3 auf Grundlage einer dynamischen Projektkalkulation des Projektleiters
- Tägliche Betrachtung des Abrechnungsstatus im R3 auf Knopfdruck. D. h. wie viel des avisierten Finanzbedarfs wird/wurde tatsächlich in Anspruch genommen (Soll-/Ist-Vergleich).
- Innerbetriebliche Nachbelastung der betreffenden Kostenstelle bei nicht gemeldetem Finanzmehrbedarf.
- Automatische Verrechnung der Gesamtplanwerte mit den eingespielten (abgerechneten) Istwerten
- Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobetrachtung des Projektes. D. h. zum einen aus finanztechnischer Sicht und zum anderen unter Rentabilitätsgesichtspunkten.
- Automatische Übermittlung der kumulierten Planungsdaten ins R3-Treasury
- Genauere kurzfristige und mittelfristige Disposition der Finanzströme
Noch zu klärende Fragen:
- ist ein Wechsel zwischen FI- und CO-basierten Werten innerhalb einer Projektbetrachtung möglich?
- Ist eine Übergabe von Plandaten bzw. kum. Projektdaten ins Treasury möglich?
- Im welchem R3-Segment sollte die Projektrechnung vorgenommen werden (Innenaufträge, Projekte,…)?
II. Devisenmanagement (2)
Was passiert als nächstes?
Analyse, ob die Neuaufnahme eines weiteren Feldes für eine Ticketnummer aus einer Devisensicherung in die Schnittstellenbeschreibung möglich ist.
Erwartungen?
- Verwaltung von Devisentermingeschäften, Optionsgeschäften, Swap-Geschäften auf R3-Ebene mit Aufnahme einer Ticketnummer
- Automatische Zuordnung der gebuchten Rechnungen auf Basis der Ticketnummern zu den Sicherungsgeschäften.
- Dynamische Ermittlung von Währungssicherungspositionen basierend auf dem aktuellen Kontokorrentbestand, den sonstigen $-Assets (Deposits, Guthaben, Refaktien, …) ,den bereits getätigten Sicherungsgeschäften und dem aktuellen Projektsicherungsbedarf.
- Prüfung einer Schnittstelle zu FXall oder 360t (Handelssoftware für Fremdwährungen) um Angebote bereits im R3 zu erfragen oder sogar bereits handeln zu können.
