Hallo zusammen,

ich stehe jetzt zum ersten Mal davor, einen Workflow umsetzen zu müssen. Grundlegend ist der Workflow festgelegt und jetzt geht es an die Umsetzung. Problematisch ist der Vorgang an sich nicht, den ich geplant habe, soweit ich verstanden habe.

Es geht hier um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen: eingehende Rechnungen sollen per Scanner erfasst und bearbeitet werden, Stichwort frühe Archivierung. Ich meine, dass es an sich lösbar ist, aber ein Punkt bereitet mir Kopfzerbrechen: die Anforderung lautet, dass ein Kostenstellenverantwortlicher die Rechnung zur Zahlung freigibt und jetzt kommt es, denn es muß nachverfolgbar sein, wer die Zahlungsfreigabe erteilt hat. Gibt es eine Möglichkeit, z. B. in der Transaktion MIRO durch einen Userexit oder dergleichen ein Feld einzufügen, in dem ich den Namen des Kostenstellenverantwortlichen eintrage und was gilt es noch zu beachten? Mir wurde gesagt, ich benötige eine Statusänderung, auf die ich reagieren kann, um das zu realisieren.

In dem von mir erdachten Szenario versendet der Kostenstellenverantwortliche eine Nachricht sprich trifft eine Benutzerentscheidung, die der FIBU durch Zuweisung eines Workitems mitgeteilt wird, dass die Rechnung zur Zahlung frei gegeben ist. Ist es möglich, diese Entscheidung programmtechnisch als Statusänderung etc. zu interpretieren, auf die ein Programm reagieren kann und - mittels Userexit/Badi... - ein Feld in die Transaktion MIRO einzufügen und mit dem Namen des Kostenstellenverantwortlichen zu befüllen?

Vielen Dank im voraus für eure Hilfe.

LG,

Alex. 

Hallo Alex,

vielleicht hab ich das nicht richtig verstanden, aber Du willst lediglich wissen, wer diese Nachricht verschickt hat? Wenn Du das ganze über Workitems machst, dann protokolliert doch der Workflow automatisch mit von wem und wann ein Workitem (also die Benutzerentscheidung) ausgeführt wurde. Es gibt eine Reihe Möglichkeiten das Workflow-Protokoll aufzurufen (z. B. SW6), hier ist akribisch festgehalten, welchen Status die jeweilige Aufgabe hat (bereit, angenommen, beendet), welche möglichen Bearbeiter es gibt etc.

Gruß

Helmut

Hallo Helmut,

danke für Deine Antwort. Ich meine, Du hast es richtig verstanden: ich benötige die Information, wer die (Benutzer-)Entscheidung getroffen hat, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Diese soll auch für die Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung sichtbar sein und dafür muß ich eine Möglichkeit finden, das ohne Aufruf des Workflow-Protokolls zu realisieren bzw. die Information aus dem Workflow-Protokoll in der Transaktion MIRO zu jeder Rechnung anzeigen zu können. Die Sachbearbeiter in der Buchhaltung sollen nicht auf das Workflow-Protokoll zugreifen.

Hast Du einen Ansatz, wie das zu realisieren ist? Soweit ich bislang sagen kann, gibt es entsprechende User-Exits, eigene Felder in die MIRO einzubauen und dann müßte ich doch auch den Namen desjenigen in ein solches Feld eintragen können, der die Rechnung freigegeben hat.

Vielen Dank und Gruß,

Alex.

Hallo Alex,

ok, verstanden. Der Knackpunkt ist also, dass die Information in der MIRO zu sehen sein soll. Ich kenn jetzt leider den User-Exit nicht gut genug um das beurteilen zu können, aber wenn Du Dich eh schon schlau gemacht hast und dort gesehen hast, dass es entsprechend zu füllende Felder gibt, dann sollte das auch möglich sein.

Die Informationen zum Workflow-Objekt, Status, Bearbeiter etc. findest Du in den Tabellen SWWWIHEAD, SWWUSERWI, SWW_CONTOB, SWWLOGHIST und noch einige andere (beginnen meist mit SW*).

Mehr werd ich dazu nicht beitragen können. Hoffe, es hat wenigstens etwas geholfen.

Viel Spaß dabei!

Gruß

Helmut

Hallo Helmut,

vielen Dank für Deine Hilfe. Im Detail kann ich es auch noch nicht 100% abschätzen, aber es gibt ein Buch, in dem die Möglichkeit beschrieben wird, kundeneigene Felder in die Transaktion MIRO einzubauen via User-Exit oder Badi. Ich werde wohl nicht umhin kommen, dieses Buch zu kaufen, aber wenn es diese Möglichkeit laut Literatur gibt, ist das auch machbar. Und die Angaben zu den Tabellen, die Du gemacht hast, helfen mir auf jeden Fall weiter.

Eine Frage habe ich noch, die Du evtl. beantworten kannst oder jemand anderes weiß darüber Bescheid: wenn ein Dokument eingescannt wird, wird ein Workitem im Business Workplace angezeigt für jedes dieser Dokumente. Ist es möglich, diese gesammelt einem Benutzer oder einer Organisationseinheit zuzuordnen zur weiteren Bearbeitung? Bei mehreren 100 Rechnungen pro Tag wäre das ziemlich umständlich, jedes Workitem einzeln weiterzuleiten, da es aber entsprechende Lösungen zur automatisierten Verarbeitung eingegangener Rechnungen gibt, ist das sicher auch lösbar. Ich bin für jede Anregung dankbar. Selbstverständlich werde ich auch hier posten, wie die Sache ausgegangen ist, falls die Entscheidung zugunsten der Eigenentwicklung und gegen eine solche Lösung fällt.

Danke und Gruß,

Alex.

Hi Alex,

jetzt brauch ich wieder eine kleine Hilfe zum Verständnis. Wenn das Workitem bei jemandem im Business Workplace steht, dass müsste doch dieser jemand bereits als Bearbeiter hinterlegt sein, oder?

Wie auch immer, der gestartete Workflow hat eine Aufgabe definiert, dieser Aufgabe kann/muss man mögliche Bearbeiter zuordnen (sofern nicht als generelle Aufgabe definiert). Wann immer der Workflow gestartet wird, werden die hinterlegten Aufgaben-Bearbeiter im BWP ein Workitem finden. Weiterleiten muss man da eigentlich nichts mehr.

Gruß

Helmut

Hallo Helmut,

Du hast vollkommen recht; ich habe mich mißverständlich ausgedrückt. Es geht darum, dass - sind die Rechnungen in der Poststelle angekommen - sie dort eingescannt werden und als Workitem im BWP auftauchen. Wenn sie im BWP sind, sollen sie von dort an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet bzw. den Mitarbeitern in der Buchhaltung  zugeteilt werden, so dass sie dann das Workitem in ihrem BWP haben und so die Buchung starten können. Für die Zuordnung der z. B. 200 Rechnungen wäre es hilfreich, wenn diese in einem Arbeitsgang an die Mitarbeiter der Buchhaltung zugeteilt werden können.

Ich hoffe, ich habe es jetzt verständlich erklärt; falls nicht, bitte fragen.

LG,

Alex.

Hi Alex,

sorry, aber ich bin immer noch nicht ganz dabei.

In WESSEN Business Workplace (User?) siehst Du die Workitems WO (Eingang, Ausgang ... )?

Welcher Workflow wurde dabei denn angestossen und was sind die einzelnen Aufgaben darin? Es würde ja komplett der Logik des Themas Workflow widersprechen, wenn jemand da hunderte von Aufgaben manuell zuteilen müsste.

Mich würde der Aufbau des gestarteten Workflows interessieren. Ist sicher was selbstgestricktes, aber basiert der vielleicht auf einer Standard-Vorlage von SAP?

Gruß

Helmut

Hallo Helmut,

es soll sein, dass eingehende Rechnungen von der Poststelle an die FIBU weitergeleitet werden, um die Verbuchung durchführen zu können. Die Poststelle ist verantwortlich für das Einscannen der Originaldokumente der Rechnungen und soweit ich das verstehe, ist es so, dass die Dokumente stapelweise eingescannt werden können und das System kann - bspw. durch einen Barcode - die einzelnen Rechnungen unterscheiden. Für jedes Dokument erscheint ein Workitem im BWP des Poststellen-MA. Dieser muß dann alle eingegangenen Rechnungen/Workitems der Buchhaltung quasi übergeben, so dass die Workitems aus dem Eingang der Poststelle in den Eingang der Buchhaltung übertragen werden. Es gibt für Workflows die SAP-Standardaufgabe TS30001128, die eingescannte Dokumente in SAP ablegt und im BWP auflistet. Diese startet den Workflow am "Startpunkt" Poststelle und die Workitems aus der Poststelle müssen Bearbeitern der Buchhaltung zur Verfügung stehen. Diese wiederum müssen ihrerseits die Möglichkeit haben, die eingescannte Rechnung im ixos-Archiv einsehen zu können und einen Ansprechpartner zu ermitteln, der die eingescannte Rechnung ebenfalls im Archiv sehen muß. Der Ansprechpartner gibt dann sein ok, ob die Rechnung zur Zahlung frei ist oder nicht. Diese Entscheidung muss dann wieder in der Buchhaltung im BWP zu sehen sein, damit die Damen dort die Buchung der Rechnung vornehmen können.  

Vereinfacht gesagt ist es so: Rechnung kommt an, Brief wird geöffnet, Rechnung eingescannt, SAP erzeugt daraus ein Workitem, das im BWP des Poststellen-MA erscheint. Er teilt dieses Workitem der Buchhaltung zu, die den nächsten Schritt vornimmt, indem sie das Workitem in deren BWP ausführt. Dieser nachfolgende Schritt, der durch die Ausführung ausgelöst werden soll, besteht daraus, einen verantwortlichen MA zu finden, der dieses Workitem in seinem BWP einsieht und die Rechnung frei gibt oder auch nicht. Wird die Rechnung geprüft, weil sie noch nicht zur Zahlung frei ist, soll die Buchhaltung in ihrem BWP eine Nachricht erhalten, dass die Rechnung geprüft wird. Wurde sie freigegeben, soll im BWP der Buchhaltung ein Workitem erscheinen, dass bei Ausführung die Transaktion MIRO aufruft und das eingescannte Dokument aus dem Archiv heraus anzeigt, damit die Rechnungsdaten in die Maske eingegeben werden können.

Ich hoffe, dass ich den Sachverhalt verständlich darstellen konnte; es hat für mich eine Weile gedauert, dass alles selbst zu verstehen, aber ich hoffe, dass es klarer geworden ist. Sonst gilt: fragen. :-)

LG,

Alex.    

Soweit alles klar. Funktioniert bei uns genauso, wie Du das beschreibst. Leider wurde das schon vor meiner Zeit eingerichtet und ich kenn nicht alles im Detail. Die Workflows wurden damals von externen Beratern eingerichtet und von der Firma, die dieses Add-On zum Scannen und automatischen Verarbeiten vertreibt (schau mal unter www.tangro.de).

Dieses "übergeben" an die Buchhaltung muss der Workflow erledigen. Heißt, wenn die Poststelle ihre Aufgabe bestätigt, erledigt oder wie auch immer die Aufgabe definiert ist, dann verschwindet das Workitem bei der Poststelle und erscheint im nächsten Moment automatisch bei der Buchhaltung. An solche Workitems kann man Anhänge oder Links dranhängen, also in Eurem Fall der Verweis auf die Eingangsrechnung im Archiv.
Bei uns geht da ein zweigeteilter Bildschirm auf. Links die Rechnung als pdf, rechts eine SAP-Bearbeitungsmaske für die Buchhaltung.
Ist, wie gesagt, zugekauft. Kommt natürlich schwer drauf an, welche Komponenten bei Euch im Einsatz sind.

Hallo Helmut,

danke für Deine Antwort. Puuh, da bin ich echt erleichtert, dass das funktioniert. :-)

Ich befürchtete schon, mein ganzes Konzept wäre nicht umsetzbar. Was für mich noch zu beachten ist, ist, dass in der Firma 2 Arten von Rechnungen eintreffen, die - je nach Art - von der Buchhaltung bearbeitet werden oder von einer anderen Abteilung, die noch bestimmte Einteilungen vornehmen muß, bevor es dann bei der Buchhaltung landet. Ich denke aber, dass das mittels einer vorgeschalteten Benutzerentscheidung realisierbar sein müßte, dass dann die Bearbeiterfindung und Zuordnung der Aufgaben automatisiert vonstatten geht und das müßte dann auch für alle eingescannten Dokumente gleichzeitig geschehen. Machbar ist das sicher, fragt sich nur, mit welchem Aufwand. Da bei uns in der Firma auch der Zukauf einer solchen Lösung als Alternative besteht, ist der Link, den Du genannt hast, sicher hilfreich. Ich schaue mir das auf jeden Fall mal an. Irgendwie würde ich es aber gerne selbst umsetzen, da dann der Lerneffekt deutlich höher ist.

Ich werde auf jeden Fall schreiben, was daraus geworden ist.

LG,

Alex.